DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ – PLATEFORMES AWABOT

Dans le cadre de ses activités, AWABOT est amenée à collecter des données à caractère personnel sur les Utilisateurs de ses plateformes.
 Il est en outre précisé qu’AWABOT, dans le cadre des services proposés via ses Plateformes, traite également des données personnelles pour le compte de ses utilisateurs.

AWABOT n’a pas vocation à se substituer à la qualité de responsable de traitement des utilisateurs concernant les données dont ils restent propriétaires et responsables, et pour lesquelles ils demeurent soumis à leurs propres obligations.
 À cet égard, AWABOT rappelle que, conformément au cadre juridique applicable en matière de protection des données personnelles, ses utilisateurs sont tenus à des obligations envers les personnes dont ils traitent les données.

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (ci-après la « Loi Informatique et Libertés ») et au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après le « RGPD »), la présente déclaration de confidentialité a pour objet de vous informer sur la manière dont AWABOT utilise et protège les informations que vous nous transmettez lorsque vous utilisez nos Plateformes.

1. Qui sommes-nous ?

La présente déclaration de confidentialité est émise par AWABOT,
 Société par actions simplifiée au capital social de 620 275,00 €
 ayant son siège social au 16 Bis Avenue de la Republique, 69200 VENISSIEUX enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés de Lyon sous le numéro 532 028 172.

AWABOT peut intervenir :

  • en qualité de responsable de traitement, ou
  • en qualité de sous-traitant, dans le cadre des projets commandés par ses clients.

Pour garantir la conformité des traitements, AWABOT a désigné un point de contact dédié à la protection des données personnelles : privacy@awabot.com

2. Dans quelles conditions collectons-nous vos données à caractère personnel ?

Dans le cadre de la mise en service et de l’utilisation :

AWABOT, ainsi que toutes les personnes collaborant avec elle directement ou indirectement, sont amenés à mettre en œuvre des traitements comportant la collecte de données à partir, notamment, des sources suivantes :

  • formulaires de contact des sites web AWABOT ;
    création d’un compte Utilisateur ou Administrateur sur AWABOT Smile Manager (https://manager.awabot-smile.com/) et sur la plateforme Beam® ;
  • création d’un formulaire de déploiement via la plateforme AWABOT Smile Manager ;
  • création de comptes pour l’utilisation des robots Beam® ;
  • cookies déposés ou lus sur votre terminal lors de votre connexion aux Plateformes AWABOT.

3. Pourquoi collectons-nous vos données ?

a. Dans le cadre de la fourniture de nos services et de l’exécution de nos Conditions Générales de Vente :

  • Contacter et communiquer avec l’équipe AWABOT.
  • Créer votre compte utilisateur ou administrateur.
  • Créer et gérer un robot ou une flotte de robots.
  • Créer et suivre des déploiements.
  • Se connecter et utiliser un ou plusieurs robots Beam®.
  • Suivre l’activité des services de téléprésence.
  • Gérer et suivre les incidents techniques.

b. Sur la base de l’intérêt légitime d’AWABOT :

  • Assurer la maintenance et la gestion des incidents liés aux plateformes et aux flottes de robots.
  • Donner accès à l’administration et à l’utilisation du service de téléprésence.
  • Recueillir des informations permettant d’améliorer nos Plateformes (notamment via cookies et données de connexion).

c. Sur la base d’obligations légales :

  • Répondre à nos obligations légales, fiscales ou comptables.
  • Répondre aux demandes des autorités publiques.
  • Répondre à vos demandes d’exercice de droits RGPD.

d. Sur la base du consentement :

 

  • Mesure d’audience sur les sites internet (via les cookies).
  • Envoi de newsletter.

4. Quelles sont les données traitées ?

AWABOT veille, conformément au principe de minimisation, à ne collecter que les données strictement nécessaires au regard des finalités poursuivies.
 Certaines données sont indispensables pour vous permettre d’utiliser nos services (mentions obligatoires signalées par un astérisque). Sans ces données, AWABOT ne pourra pas créer votre compte ni répondre à certaines demandes.

Les données collectées varient selon votre profil utilisateur et la Plateforme utilisée.

a. Plateforme & Site internet AWABOT Smile Manager

Administrateurs :

  • adresse e-mail, nom, prénom
  • journaux d’accès et d’évènements (« logs ») ;
  • données issues de comptes tiers lors d’une authentification unique.

 

Utilisateurs de dispositifs de téléprésence :

  • adresse e-mail (personnelle, professionnelle ou pseudonymisée)
  • journaux d’accès et d’évènements (« logs ») ;
  • données issues de comptes tiers lors d’une authentification unique.

Contacts externes (organisations) :

  • civilité, nom, prénom, adresse professionnelle, numéro de téléphone, adresse e-mail
  • journaux d’accès et d’évènements (« logs ») ;
  • données issues de comptes tiers lors d’une authentification unique.

b. Plateforme & site internet Beam®

Administrateurs :

  • adresse e-mail, nom, prénom
  • journaux d’accès et d’évènements (« logs ») ;
  • données issues de comptes tiers lors d’une authentification unique.

Utilisateurs de dispositifs de téléprésence :

  • adresse e-mail (personnelle, professionnelle ou pseudonymisée)
  • journaux d’accès et d’évènements (« logs ») ;
  • données issues de comptes tiers lors d’une authentification unique.

c. site internet Awabot :

Utilisateurs du site web :

  • adresse mail, nom, prénom, civilité, numéro de téléphone (si demande de contact)
  • secteur d’activité professionnelle, demande effectuée (si demande de contact)

 

5. Dépôt de cookies

La navigation sur nos sites peut entraîner le dépôt de cookies sur votre terminal.
Ces cookies ne permettent pas d’identifier directement l’utilisateur mais stockent des informations de navigation.

Aucun cookie n’est déposé sans votre consentement, conformément aux exigences de la réglementation en vigueur, à l’exception des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site (ex : maintien de session, langue).

Pour plus d’information sur les dépôts de cookies effectués sur votre terminal, vous pouvez consulter le bandeau cookie du site concerné.

Les cookies sont conservés pour une durée maximale de 13 mois, au terme de laquelle votre consentement est de nouveau demandé.

Vous pouvez exercer vos droits RGPD par e-mail à privacy@awabot.com ou par courrier à : AWABOT — 16 Bis avenue de la République, 69200 Vénissieux

6. Transférons-nous vos données personnelles ?

En tant que responsable de traitement, AWABOT est destinataire des données personnelles des Utilisateurs.
 Elles peuvent également être transmises aux autorités légalement autorisées.

Dans le cadre de ses traitements, AWABOT peut transmettre ou donner accès à certaines données, pour des raisons techniques ou logistiques, aux sous-traitants suivants :

  • Personnes habilitées au sein d’AWABOT, dans la limite de leurs fonctions.
  • Sous-traitants en charge de l’hébergement et de la gestion des incidents techniques :
    • Google Cloud (États-Unis) pour l’infrastructure Beam®.
       → Transfert encadré par la décision d’adéquation EU–US Data Privacy Framework (DPF).
    • OVH (France) pour la solution AWABOT SMILE Manager.

Dans le cadre de projets spécifiques à visée d’inclusion, vos données peuvent être transmises, avec votre accord, aux clients porteurs de projet, en leur qualité de responsables de traitement.

Enfin, certains services peuvent nécessiter un transit ou un hébergement des données via des serveurs situés dans d’autres pays.
 AWABOT prend toutes les mesures nécessaires afin de garantir un niveau de sécurité et de confidentialité adéquat, notamment via :

  • clauses contractuelles types de la Commission européenne ;
  • mesures techniques et organisationnelles appropriées ;
  • exigences contractuelles renforcées auprès de ses partenaires.

7. Durée de conservation de vos données

  • Données liées aux déploiements : supprimées à la fin du déploiement (sauf nom et localisation de l’établissement).
  • Données de comptes utilisateurs : conservées pendant la durée du contrat avec l’établissement client.
    • Puis archivées pour répondre aux obligations légales, avant suppression définitive à l’issue des durées légales applicables.

8. Comment garantissons-nous la sécurité de vos données ?

AWABOT s’engage à protéger les données personnelles collectées contre :

  • la perte,
  • la destruction,
  • l’altération,
  • l’accès non autorisé ou la divulgation.

Pour cela, AWABOT met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées, telles que :

  • limitation des accès aux personnes habilitées,
  • pseudonymisation et chiffrement,
  • sécurisation de l’accès aux systèmes,
  • sauvegardes régulières,
  • contrôle et mise à jour régulière des mesures de sécurité.

Pour plus d’informations : privacy@awabot.com

9. Vos droits

Vous disposez des droits suivants :

  • droit d’accès ;
  • droit de rectification ;
  • droit d’effacement ;
  • droit à la limitation ;
  • droit d’opposition ;
  • droit à la portabilité.

Pour exercer vos droits : privacy@awabot.com

Si vous considérez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL (www.cnil.fr).

10. Modifications du présent avis

Les activités d’AWABOT pouvant évoluer, la présente déclaration de confidentialité pourra être mise à jour. En cas de modification substantielle, la date de mise à jour sera révisée et, lorsque nécessaire, un préavis sera communiqué.
Lorsque la loi l’exige, votre consentement sera recueilli pour toute modification relative à l’utilisation de vos données.